行政管理部备用金管理制度

集团行政管理部备用金管理制度

为了加强行政管理部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

第一条、备用金定义

备用金是行政部工作人员用作集团总裁办公室费用、日常办公用品开支、外联费用、文件印制费、车辆管理费用、快递费和领导批准的其他费用等用途的资金。

第二条、备用金分类

1、 行政管理日常备用金；

2、 行政管理外联备用金；

3、 车辆管理备用金；

第二条、备用金的管理要求：

1.行政管理日常备用金帐户由专人（即：备用金管理员）负责，实行专帐管理。行政部各工作人员需将备用金使用情况报备用金管理员备案。

2.车辆管理备用金由车管人员统一负责管理和账务处理；

3.备用金帐户的收支记录应于每月25日报行政管理部总经理和总经理助理审核。

第三条、备用金的支出范围：

1.日常办公用品开支；

2.外联费用；

3.文件印制费；

4.车辆年检费用；

5.快递费；

6.餐费，不超出15元/餐；

7.晚10:00至早7:00的交通费；

8.因公务出车产生的过路费、过桥费和停车费；

9.其他得到批准的支出；

第四条、备用金的使用程序：

1.行政管理部工作人员（即借款人）需预支备用金时，应填写“借支单”，按规定的格式内容填写借款日期、借款人、借款用途和借款金额等事项，经行政管理部总经理和总经理助理审核并签字同意后，方可借支备用金。

2.借款人完成业务后应在三日内到备用金专管员处，填写好“报销单”的各项规定内容，依财务部要求的规范格式粘贴票据，并经行政管理部经理助理和总经理审批后，再将“报销单”返回备用金专管员处，专管员审核无误后，办理报销手续。

3.借款人办理报销手续时，备用金专管员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

4.备用金专管员设立备用金登记簿，记录支出情况，每月25日应汇总清理备用金帐户，并将备用金帐户的收支情况报行政管理部领导备查。

5.借用备用金的人员应于借款后一周内冲账，对无故拖延者，备用金专管员发出催办通知后还不办理，备用金专管员可通知人力资源部和财务部将从下月起直接从借款人奖金中抵扣，不再另行通知。

6.因公务出行的车辆在行驶过程中，因不可抗力需更换汽车零配件和加油时，驾驶员需得到行政管理部负责人的批准后，方可执行。

第五条、备用金的报销程序

1.备用金实行实报实销的管理方式。

2.备用金专管员整理好相关的收据、发票以及各种报销凭证至前台处，由行政前台文员统一到财务部报销。

第六条、本制度实施过程中出现疑义的，由行政管理部领导负责解释修订并监督实施，本制度从颁布之日起正式实施。